Riesgos bajo control: El poder de la gestión digital de contratos
Como todos sabemos, dentro del entorno empresarial, los contratos son elementos cruciales que trascienden más allá de una mera firma. Estos acuerdos complejos requieren una gestión constante, tanto previa como posterior a la firma.
Por ende, en el contexto de un crecimiento organizacional, la adopción de un proceso digital y proactivo para la gestión de contratos se presenta como una estrategia fundamental para mitigar riesgos. La estandarización y automatización de flujos de trabajo y terminología contractual simplifican, garantizan y potencian los procesos de acuerdo, convirtiéndolos en mecanismos más eficientes, seguros y efectivos.
En el presente artículo, abordaremos los peligros asociados con una gestión deficiente y sus riesgos, como la pérdida de talento, ingresos y consecuencias a largo plazo, lo que nos brindará una comprensión más profunda sobre la importancia de abordar estos problemas mediante enfoques digitales efectivos.
Los problemas de gestionar contratos ineficientemente.
La ineficiencia en la gestión puede resultar en complicaciones significativas que van más allá de la simple falta de organización. Desde la pérdida de eficiencia operativa hasta posibles litigios, es crucial abordar estos problemas para mantener la integridad y efectividad de los contratos empresariales.
Considerando que el error humano en los procedimientos contractuales es la influencia más dominante, es esencial explorar cómo un sistema digital de gestión y procesamiento de contratos puede beneficiar a tu empresa, superando los métodos manuales y anticuados que obstaculizan la productividad e introducen riesgos innecesarios.
Riesgo Innecesario 1. Pérdida de talentos laborales.
La falta de claridad contractual puede resultar en la desmotivación y pérdida de empleados talentosos. La gestión digital eficiente facilita el trabajo diario, contribuyendo a la retención de talento clave. Además, si automatizamos estas tareas repetitivas, se disminuye el margen de error humano y permite que los empleados de alto valor se enfoquen en tareas estratégicas.
Riesgo Innecesario 2. Pérdidas de ingresos por contratos incompletos.
La complejidad de los negocios de hoy exige contratos precisos y actualizados. La digitalización facilita la actualización instantánea y la precisión contractual, evitando pérdidas económicas innecesarias y contribuyendo a la salud financiera de la empresa.
Riesgo Innecesario 3: Consecuencias a largo plazo.
Las repercusiones a largo plazo de una gestión deficiente pueden incluir litigios costosos y daños irreparables a la reputación. La prevención proactiva a través de la gestión digital no sólo mitiga estos riesgos, sino que también fortalece la posición competitiva y la confianza del cliente.
Problemas de la gestión manual y soluciones.
Además de los obstáculos generales que acabamos de mencionar, cada fase del proceso contractual presenta sus propias amenazas. Aquí, identificamos los riesgos más frecuentes y proporcionamos estrategias para gestionarlos eficazmente.
Fase 1: Elaboración de documentos.
La redacción de un contrato comienza con la elaboración de un documento que recopila información crucial y establece los términos acordados entre las partes involucradas.
Riesgo: Los flujos de trabajo manuales son susceptibles a errores humanos.
La recopilación y creación de contratos pueden resultar tareas complejas, especialmente al considerar la cantidad de contratos que se pueden generar mensualmente dentro de una organización. A esto debemos sumar una dificultad nueva si no se cuenta con plantillas predeterminadas, lo que obliga a redactores a crear documentos desde cero o copiar secciones de contratos anteriores, sin garantía de precisión. Esto genera errores y retrasos.
Solución: Centralizar y automatizar.
Una plataforma on line centralizada con una biblioteca de plantillas garantiza acceso actualizado, rastreo y aprobación eficiente de cambios. Un sistema digital de gestión de contratos automatiza el proceso, permitiendo la generación de documentos con términos pre aprobados y la integración de datos, reduciendo significativamente el tiempo de redacción.
Fase 2: Simplificación del Proceso de Contratos.
Aquí, se envía el contrato correcto a las personas adecuadas en el momento preciso. Internamente, los contratos generados pasan por revisiones antes de ser compartidos con todas las partes. En acuerdos de terceros, el proceso se complica más, involucrando ediciones, revisiones legales y aprobaciones en diferentes departamentos.
Riesgos: Pérdida de contratos, errores en términos y desorganización.
La desorganización en la orientación y negociación puede ocasionar cuellos de botella al debatir qué partes del contrato modificar. El control de versiones también se convierte en un desafío, ya que es complicado garantizar que todos estén consultando la versión correcta después de las ediciones propuestas.
Solución: Automatizar la orientación de contratos, comparar versiones y facilitar el acceso.
En tu organización, el flujo de trabajo manual de contratos varía según términos, región, tipo y valor. Automatizar este flujo garantiza aprobaciones adecuadas, evitando omisiones críticas.
Para agilizar, una herramienta de gestión del ciclo de vida de contratos compara versiones automáticamente.
Fase 3: Gestión de firmas.
Una vez que todas las partes han llegado a un acuerdo, se procede a la firma. Puedes optar por realizarla de forma manual o digital mediante una plataforma de firma electrónica como Contractia.
Riesgos: Demoras y fraudes.
En ciertos contratos, la necesidad de que múltiples firmantes lleguen a un consenso interno puede provocar retrasos, ejecuciones incorrectas o la pérdida de firmantes esenciales.
Solución: Verificación automática de cada firma.
Para mejorar la seguridad y eficiencia, elige una herramienta de firma electrónica capaz de verificar automáticamente la identidad de cada firmante en línea. Esto proporciona un rastro de auditoría futuro, fortaleciendo la responsabilidad y confianza en tu negocio.
Y todo este proceso se encuentra garantizado dentro de Contractia.
Fase 4: Exploración y Evaluación.
Tras la firma de un contrato, comienza su ciclo de vida. Es esencial almacenar el documento de forma segura para acceder o revisar hitos y obligaciones cuando sea necesario. Esta fase resguarda a tu empresa en caso de eventualidades, facilita a los departamentos legales y financieros la búsqueda de contratos anteriores y prepara al equipo legal para gestionar acciones a lo largo del acuerdo.
Riesgos: Falta de control y recuperación manual.
La falta de visibilidad puede llevar a la renovación automática o finalización no intencional de contratos.
Un almacenamiento deficiente no solo complica la búsqueda, sino que también representa un riesgo de seguridad al exponer información sensible.
Solución: Almacenamiento seguro y accesible.
Utiliza una plataforma de gestión de contratos para evitar la pérdida de fechas límite o detalles, permitiendo una investigación sencilla y rápida.
El aporte de Contractia a la gestión de contratos.
Si experimentas complicaciones para administrar eficientemente los contratos a medida que tu empresa se expande, no estás solo. Contractia transforma un proceso complicado y susceptible a errores en un sistema de gestión de acuerdos más inteligente, accesible y confiable.
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