Los 4 desafíos para digitalizar tu negocio
Cada vez que debemos acordar algo importante en nuestra actividad comercial lo llevamos a cabo a través de un contrato. Plasmar un acuerdo por escrito sobre un documento en papel nos ha permitido desde siempre aclarar los términos de nuestros negocios.
Sentimos que el uso del papel nos da seguridad para plasmar nuestros acuerdos. Necesitamos la tranquilidad de poder ver, tocar y guardar un contrato importante en un armario o cajón de nuestra oficina. Y estamos acostumbrados a dar por hecho que al ver en el documento y el trazo de los firmantes, respaldamos nuestros negocios adecuadamente.
Sin embargo, perdemos de vista que con el avance de la sociedad y la tecnología, cada día el papel se está volviendo más obsoleto para nuestro negocio. Nos retrasa, nos complica, y nos exige gastar recursos que podríamos dedicar a actividades más importantes para hacer crecer nuestro negocio.
La necesidad e imprimir los documentos, trasladarlos y hacerlos firmar físicamente por cada persona, es algo tan útil y eficiente para nuestro negocio como enviar un fax. Si gastamos miles de dólares en sacar un pasaje online, comprar entradas de cine o un show y pagar todos nuestros servicios online. Si puedo contratar un seguro para mi casa ¿Por qué mis contratos los necesito firmar en papel?
En el tiempo de la inmediatez, donde nos intercambiamos emails y mensajes de textos con nuestros clientes, donde mantenemos reuniones por videoconferencia con nuestros proveedores, es llamativo que sigamos tolerando los tiempos y esfuerzos que los contratos en papel le demandan a nuestra empresa.
Los 4 desafíos de los contratos en papel
El tiempo. La firma de contratos en papel consume tiempo, mucho tiempo. Largas horas destinadas a que las personas se trasladen a un mismo lugar de una ciudad para poder firmar un acuerdo. Días o semanas requeridas para trasladar físicamente un papel por distintas partes de la ciudad o del mundo para ir recogiendo las firmas de las distintas personas que intervienen. Claramente el papel nos distrae, impidiendo que nos enfoquemos en el corazón de nuestro negocio, donde realmente generamos valor.
La seguridad. Nos da seguridad sentir el contrato, poder verlo y tocarlo es un reaseguro de que tenemos un elemento que nos protege de posibles riesgos. Pero en realidad los contratos en papel nos exponen a riesgos ocultos que podemos revertir. Los contratos en papel se pueden perder y se van deteriorando con el tiempo, pero peor aún, corremos el riesgo de que algún firmante rechace o desconozca una firma, debiendo entonces recurrir a los servicios de un perito calígrafo para intentar demostrar su validez, lo cual no siempre es posible.
Los costos. Pocas veces reparamos en los altos costos operativos que los contratos en papel le demandan a nuestro negocio. Desde los insumos requeridos para su impresión, su traslado dentro y fuera de la empresa, hasta su archivo permanente, el papel nos exige muchos recursos que hemos dado por sentado.
El control. Estamos tan acostumbrados a los contratos en papel que no nos damos cuenta lo difícil que es supervisarlos. Saber en qué estado se encuentra el proceso de firma de un contrato es un gran esfuerzo en el mundo del papel. O, una vez firmado, asegurarnos que el contrato firmado se encuentra bien resguardado en nuestra empresa, es un proceso de difícil control. Claramente es complejo y tortuoso supervisar y resguardar los convenios en papel, algo hemos naturalizado durante nuestras vidas, pero que con el avance tecnológico y de la sociedad, día a día, se va volviendo más evidente la necesidad de un cambio.
Firma electrónica de contratos.
Transformemos los desafíos del papel en una ventaja de negocio.
Hoy en día, con el avance de la tecnología y la adecuación de la legislación, podemos contratar y firmar convenios en forma segura y a la velocidad de internet, agilizando así nuestro negocio, y enfocándonos en lo importante para nuestra empresa, nuestros clientes y proveedores.
Podemos de este modo convertir los desafíos que nos presenta la gestión de contratos en papel, en una ventaja competitiva para nuestro negocio:
La ventaja del tiempo. La firma electrónica de contratos nos permite hacer negocios a la velocidad de internet. Los contratos llegan en segundos a cada firmante, no importa dónde se encuentren, en la oficina, viajando o en la comodidad de su hogar. Cualquier día o a cualquier hora podemos firmar un contrato con unos pocos clics desde un teléfono o una computadora, agilizando enormemente los plazos para concluir la firma de convenios.
La ventaja del costo. A través de la gestión de contratos electrónicos podemos liberar enormes recursos que nuestro negocio destina a imprimir, trasladar, controlar y archivar documentos en papel. Los costos de envíos de contratos en moto o en curriers internacionales desaparecen de un día para otro. Armarios y archiveros donde almacenar carpetas con contratos desaparecen de la oficina en segundos, mientras que cada día iremos viendo menos y menos impresoras en las distintas dependencias de nuestra empresa.
La ventaja de la seguridad. La firma electrónica nos ofrece niveles de seguridad y resguardo nunca imaginados para los tradicionales contratos en papel. Mediante un sello criptográfico podemos prevenir cualquier adulteración de un contrato. La tecnología nos permite resguardar un mismo documento en múltiples entornos, a un costo insignificante, lo cual nos permite asegurar que nunca más se perderá en inmensos archivos un contrato importante. A su vez, la firma electrónica nos ofrece una robustez probatoria sobre el autor de la firma, tan sólida y variada, que la hace altamente segura ante intentos de fraudes mediante los cuales una persona pretenda desconocer una firma.
La ventaja del control. La gestión digital de contratos nos permite recuperar el control absoluto sobre todo el proceso de firma de un contrato. En todo momento podemos conocer claramente, quién firmó un documento o a quién debemos solicitar su firma. Y podemos acceder al contrato en todo momento y desde cualquier lugar, para corroborar información relativa a nuestra actividad comercial.
Claramente la firma electrónica de contratos nos permite agilizar nuestro negocio y mejorar la relación con clientes y proveedores, para reforzar las relaciones y seguir creciendo.