Cómo firmar un PDF legalmente con Contractia
Firmar un PDF con validez probatoria no debería ser un dolor de cabeza. Con Contractia puedes crear una tarea de firma, invitar a todos los firmantes que necesites, verificar identidades y obtener un Certificado de Firmas que deja huella de cada acción (quién, cuándo, desde dónde). Abajo tienes el paso a paso y buenas prácticas basadas en la operación real de la plataforma.
¿Qué hace legal a una firma en Contractia?
- Evidencias de auditoría: al documento final se le agrega una hoja de Certificado de Firmas con el detalle de firmantes y trazabilidad (fechas, acciones, IPs y eventos relevantes).
- Trazabilidad end-to-end: cada tarea queda registrada con sus estados (en progreso, concluida, rechazada, etc.) y notificaciones automáticas.
- Gestión de identidades: validación biométrica contra DNI (cuando aplica) y validación manual por parte de administradores si el algoritmo no puede confirmar automáticamente.
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Paso a paso: cómo firmar un PDF en Contractia
- Prepara el documento en PDF: Asegúrate de que no tenga contraseña (si la tiene, quítala antes de cargarlo).
- Crea una tarea de firma: Desde tu Dashboard, inicia una nueva tarea y carga el PDF.
- Suma participantes: Agrega uno o varios firmantes y puedes incluirte como firmante si corresponde. Define el orden (secuencial o paralelo) y los campos de firma/initials que cada uno debe completar.
- Configura verificaciones: Activa validación biométrica si aplica a tu flujo. Si falla, un administrador podrá validar manualmente.
- Envia y haz seguimiento: Contractia envía un email a cada firmante con acceso al documento. Desde tu Dashboard ves el estado en tiempo real.
- Cierre y descarga: Al completarse, el PDF queda firmado y se añade el Certificado de Firmas al final. Puedes descargarlo o compartirlo.
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Buenas prácticas para asegurar validez y eficiencia
- Documentos aptos: PDF, Docx o imagen.
- Sin límites de firmantes: agrega tantos como necesites; todos quedarán reflejados en el Certificado.
- Roles y visibilidad: en los planes Profesional y Profesional+ puedes crear usuarios Administradores y Funcionales; los Administradores ven el estado de todas las tareas.
- Gestión del rechazo: si alguien rechaza firmar, la tarea se marca como “Concluida – Firma Rechazada” con comentario del motivo, de modo que puedas accionar rápido.
- Ciclo continuo: piensa la firma como parte de un proceso (plantillas, aprobaciones internas, vencimientos, archivado).
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Casos de uso (ejemplos de donde usar firma electrónica)
- RR. HH.: altas, anexos salariales, políticas internas.
- Compras/ventas: órdenes, acuerdos de servicio, NDAs.
- Inmobiliarias y legales: reservas, boletos, poderes, contratos.
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¿Qué formatos de documentos puedo usar?
Podés cargar PDF y MS-Word (.docx) e imagen.
Checklist rápido antes de enviar a firmar
- El PDF no tiene contraseña.
- Definí orden de firma y campos obligatorios.
- Verificación de identidad configurada (si aplica).
- Revisaste notificaciones y recordatorios.
- Guardaste plantilla si vas a reutilizar el flujo.
Checklist listo. Prueba gratis ahora la firma electrónica
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Conclusión
Firmar un PDF legalmente con Contractia es simple, escalable y con prueba sólida: certificado de firmas, trazabilidad y control de identidades. Si además estandarizas plantillas y roles, vas a reducir tiempos, errores y costos en todo tu ciclo contractual.
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Para ir un paso más puedes leer: Automatizar los procesos contractuales: el camino hacia la eficiencia empresarial y Transformación Digital: fusionando contratos y firma electrónica.
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