¿Cómo elegir un proveedor de firma electrónica?
Los beneficios cada vez más notorios de la innovación tecnológica, sumados a las restricciones obligadas por la pandemia, aceleraron el proceso de transformación digital que venían realizando algunas empresas, con el objetivo de responder a un cambio social y laboral ineludible: el trabajo remoto y los clientes digitales. Y en este proceso, se dieron cuenta de la importancia que tiene la firma electrónica como herramienta para lograr una transformación verdaderamente integral.
Pero este motivo, aunque primordial, sólo es uno de otros tantos, que fundamentan su implementación en el mundo empresarial. Porque la utilidad de esta herramienta tecnológica desaparece si quien la provee, no garantiza validez jurídica, disponibilidad legal, seguridad y funcionalidad. Por eso es que cobra tanta relevancia, saber cómo elegir a un proveedor de firma electrónica confiable.
Criterios de selección de un proveedor
Los criterios a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de firma electrónica, son varios. La idea es enfocarnos en los que ya mencionamos, para desarrollar lo necesario de cada uno de ellos.
- Seguridad. ¿El proveedor aplica los estándares internacionales de seguridad de los sistemas para resguardar los documentos y la información sensible de mi empresa?
Ésta es una pregunta que cualquier empresario debe hacerse, antes de elegir a un proveedor de firma electrónica. El robo de identidad, la filtración de datos y cualquier amenaza a la privacidad, son fallas que no se pueden admitir. Un proveedor serio y calificado, tiene que implementar métodos y tecnologías que brinden máxima seguridad, como por ejemplo, la criptografía asimétrica, la biometría, el registro electrónico y los certificados de finalización.
- Legalidad. ¿El tipo de tecnología de firma que ofrece el proveedor, se encuadra en lo que exige el marco legal en mi país?
Este aspecto tampoco permite concesiones. El proveedor está obligado a resguardar la validez jurídica de los contratos electrónicos, utilizando una tecnología adaptable a los requisitos de seguridad de negocios diversos, o a la sensibilidad del documento que hay que gestionar. Al mismo tiempo, tiene que autenticar y validar la identidad de los firmantes, para prevenir el repudio de las firmas. Y por supuesto, garantizar la inalterabilidad de los documentos firmados mediante la criptografía asimétrica.
En la Argentina, por ejemplo, las firmas electrónicas son válidas desde el punto de vista legal, pero no tienen el mismo nivel de exigencia que las firmas digitales. Para demostrar la autoría de una firma electrónica, se deben presentar pruebas en un tribunal. Por eso, es clave operar con un proveedor que entienda la problemática jurídica y comercial que existe en Latinoamérica, y que a su vez, sea accesible en cualquier momento y en todos los países donde la empresa trabaja.
- Disponibilidad legal. ¿El proveedor tiene presencia en el país donde opero? ¿Ante cualquier conflicto puedo citarlo ante un juez, para que aporte elementos probatorios de la firma electrónica de un documento?
Este criterio va de la mano del anterior y resulta ineludible para quien pretenda dar en la tecla. Es necesario trabajar con un proveedor que ofrezca certificados de auditoría, que sirvan como pruebas en un eventual enfrentamiento judicial. Además, debe garantizar su intervención en conflictos con terceros, aportando elementos probatorios que sustenten su operatoria, o contestando oficios requeridos por la justicia de ser necesario. Por eso es tan importante elegir a un proveedor local, capaz de responder a tiempo y de manera eficaz en este tipo de circunstancias.
- Funcionalidades. ¿Las funcionalidades que ofrece el proveedor cubren las necesidades operativas de mi negocio?
Esta pregunta, desde ya, no puede obviarse, y hay que evaluar diversas cuestiones antes de tomar una decisión, porque un proveedor puede brindar soluciones más amplias o más específicas. No es lo mismo si la empresa necesita firmar acuerdos de confidencialidad, contratos de ventas, facturas u órdenes de compra. Tampoco, si las firmas van a implementarse en documentos con clientes, con empleados, o con otras empresas. También es importante calcular cuántos documentos se firman por mes. O si la solución requiere integrarse a un software que ya se utiliza en la empresa. Por lo tanto, la elección del proveedor será la correcta, siempre y cuando las soluciones que brinde, sean funcionales a las necesidades particulares de la empresa que lo contrata.
En suma, el proveedor de firmas electrónicas seleccionado debe ser confiable porque ofrece, al mismo tiempo, seguridad, validez jurídica, disponibilidad legal y funcionalidad. Por eso, su rol en el proceso de transformación digital de las empresas, resulta fundamental.