De Digitalizar a Despapelizar: El verdadero salto estratégico para tu empresa
La transformación digital es un camino ineludible para las empresas que buscan reducir gastos superfluos y mantener el presupuesto controlado. Vivimos en un mundo donde la conectividad a plataformas virtuales permite realizar procesos en menor tiempo y con mayor calidad. Este cambio no solo apunta a reducir gastos en producción, sino también en inversión y en la forma de comercializar productos y servicios. Históricamente, las empresas lidiaban con enormes archivos de documentos físicos, como facturas, remitos, contratos o historias clínicas, que se acumulaban en estanterías. Sin embargo, el papel envejece, y con la vejez llegan los achaques y el olvido. Ante el crecimiento de documentos, muchas empresas iniciaron procesos de digitalización de sus archivos documentales.
Digitalizar vs. Despapelizar: La Diferencia Clave
En los últimos años, hemos observado a un gran número de compañías que encaran procesos internos de digitalización documental, que tienen por objeto el escaneo de documentos para ponerlos a disposición de sus miembros. Estos proyectos generan una mejora en los procesos de negocios, agilizando el modo en que los usuarios recuperan y acceden a los documentos una vez digitalizados. Sin embargo, debemos reconocer que estos procesos representan solo una primera fase de la reconversión de una empresa hacia una organización más verde, sin papeles, puesto que este tipo de proyectos exige a las organizaciones que continúen gestionando y archivando sus documentos en papel.
En contraposición, despapelizar involucra prescindir definitivamente de los documentos en papel. La incorporación de un moderno concepto de documento en la legislación, soportado sobre cualquier formato (incluido el digital), nos da la oportunidad de pensar una transformación de fondo que nos permita aspirar al paradigma de Papel Cero. Para lograr este objetivo más profundo de despapelizar la empresa, no alcanza con la digitalización de documentos que se generan en papel: es necesario incorporar en el negocio herramientas que permitan gestionar documentos desde su origen en formato digital, y en especial, que permitan asegurar legalmente la validez de las firmas aplicadas y la inalterabilidad de los documentos a través del tiempo.
El Papel: Un Iceberg de Costos Ocultos
El modo tradicional de gestionar documentos en papel es un enorme iceberg de costos. A simple vista, vemos la punta del iceberg: los costos de insumos como papel, tóners, carpetas, y los gastos de compra, alquiler, mantenimiento y amortización de equipos de impresión. Debajo de la superficie, se esconden los costos de archivo de documentos, ya sea de forma interna o tercerizada. Pasar a una gestión documental digital permite eliminar la factura del proveedor de archivo o liberar espacio físico valioso dentro de la empresa, junto con los costos asociados a ese espacio: personal, estanterías, seguridad, limpieza, desinfección y seguros por siniestros. La dependencia de firmas manuscritas para documentos internos genera ineficiencias, errores y retrasos. La manipulación física, los tiempos de envío y la necesidad de presencia física causan demoras considerables. Además, existe el riesgo de pérdida, deterioro o mal almacenamiento de documentos físicos, con riesgos de seguridad y compliance. Podemos sentir seguridad al ver un documento físico en papel y la firma manuscrita, pero perdemos de vista que el papel se vuelve obsoleto, nos retrasa, nos complica y exige gastar recursos valiosos.
La Firma Electrónica: El Pilar de la Despapelización Estratégica
Para lograr una despapelización integral y estratégica, es esencial incorporar soluciones que permitan gestionar documentos desde su origen en formato digital y garantizar su validez legal. La firma electrónica emerge como una herramienta indispensable en este proceso.
En Argentina, el marco legal, a partir de la Ley 25.506 de Firma Digital y el nuevo Código Civil y Comercial de la Nación, reconoce el pleno valor jurídico de los documentos electrónicos, sean firmados con firma digital o firma electrónica. Esto permite la definitiva sustitución del papel. La firma electrónica tiene la misma validez legal que una firma manuscrita.
Si bien la firma electrónica no goza de la presunción de validez de la firma digital en Argentina, soluciones técnico-jurídicas como Contractia se enfocan en generar un conjunto robusto de elementos probatorios sobre el acto de firma para demostrar la identidad del autor ante un posible desconocimiento. Esto incluye tecnologías como la verificación biométrica, sellos criptográficos que garantizan la inalterabilidad del documento, registro en blockchain para otorgar fecha cierta, y auditoría integral del proceso.
Beneficios Estratégicos de la Despapelización a través de la Firma Electrónica:
La despapelización impulsada por la firma electrónica ofrece ventajas significativas que van más allá del simple ahorro, constituyendo un verdadero salto estratégico:
- Reducción de Costos: Elimina gastos en papel, impresión, mantenimiento de equipos y almacenamiento físico.
- Ahorro de Tiempo y Eficiencia: Agiliza la formalización de acuerdos, reduce los tiempos de procesamiento, permite firmar remotamente desde cualquier lugar y dispositivo, y simplifica procesos que antes llevaban días, ahora en horas.
- Aumento de la Productividad: Libera tiempo valioso para que los equipos se enfoquen en tareas estratégicas y generen más negocios.
- Mayor Seguridad y Respaldo Jurídico: Garantiza la autenticidad e integridad de los documentos, minimiza el riesgo de pérdida o daño, y proporciona elementos probatorios sólidos ante posibles desconocimientos. Los documentos firmados electrónicamente tienen plena validez legal.
- Mejora de la Experiencia del Cliente: Ofrece velocidad, practicidad, agilidad y sencillez al permitir firmar desde cualquier lugar y momento.
- Control y Visibilidad: Permite tener un control absoluto sobre el proceso de firma, saber quién firmó y quién falta, y acceder al documento en cualquier momento y lugar.
- Contribución al Cuidado Ambiental: Reduce drásticamente el uso de papel, contribuyendo a reducir también el impacto generado por la producción papelera y los procesos logísticos asociados.
Contractia: Tu Aliado en la Despapelización
La implementación de la firma electrónica es una inversión que genera un retorno excepcional. Plataformas como Contractia, la firma electrónica líder en Argentina y Latinoamérica, son ideales para gestionar la despapelización. Permiten crear, enviar, firmar y almacenar documentos de forma segura y legal, integrándose a los flujos de trabajo existentes y ofreciendo soluciones para diversas industrias y departamentos. Con Contractia, puedes automatizar procesos contractuales, potenciar las ventas, mejorar la gestión en recursos humanos y finanzas, optimizar procesos de compra, y fortalecer tu departamento legal.
El salto estratégico para tu empresa no es solo digitalizar, sino despapelizar. Es transformar la gestión documental de raíz para operar de manera más eficiente, segura y rentable en la era digital.
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