Simplificando la gestión de contratos con la transformación digital.
La transformación digital ha permitido realizar procedimientos a distancia, técnica y legalmente viables, que antes no eran posibles.
Uno de ellos son los contratos electrónicos. Por eso, en esta nota te explicaremos qué son, cómo funcionan y qué información necesitas para realizarlos sin inconvenientes.
¿Qué es un contrato electrónico?
El término «contrato electrónico» se refiere a la celebración de acuerdos legales mediante el uso de herramientas electrónicas, donde los participantes se comprometen a cumplir lo acordado. Esto implica el manejo y almacenamiento de la información.
Estos conservan las características esenciales de un contrato tradicional y sus términos y condiciones tienen absoluta validez legal.
La contratación electrónica abarca diversos aspectos, pudiéndose utilizar tanto en acuerdos de compra o venta de productos, bienes o servicios como en las relaciones laborales.
Aplicaciones de los contratos electrónicos.
Gracias a su versatilidad y seguridad, los contratos electrónicos se utilizan en una variedad de situaciones, tales como:
- En contratos mercantiles y de consumo, especialmente cuando una de las partes es un consumidor final.
- En función del modo de ejecución, ya sea en contratos directos (totalmente digitales) o indirectos (que requieren la ejecución física de ciertos aspectos del proceso).
- Según la forma de manifestación de la voluntad de las partes, ya sea en forma pura (consentimiento totalmente electrónico) o mixta (una parte en formato digital y otra en formato físico).
- De acuerdo con el objeto del contrato, ya sea por entrega de un producto o por prestación de un servicio.
¿Qué información se necesita antes de firmar un contrato electrónico?
Antes de firmar un contrato electrónico, es importante tener en cuenta la siguiente información:
- Los trámites necesarios para conferir validez al contrato.
- Si el documento electrónico que formaliza el contrato se archivará o si el cliente que recibe el producto o servicio tendrá acceso a él, y en este último caso, cómo se accederá.
- Los procedimientos para corregir errores en la introducción de datos durante el proceso de contratación.
- El idioma en el que se llevará a cabo la formalización del contrato.
En la actualidad, existen soluciones digitales que simplifican el proceso de elaboración, envío y firma automatizada de contratos, lo que agiliza enormemente esta etapa y prácticamente la gestiona la plataforma.
La firma de contratos electrónicos y la tecnología.
Para garantizar la viabilidad de los contratos electrónicos, es necesario utilizar herramientas tanto on line como off line.
En la actualidad, existen plataformas digitales que simplifican la elaboración, envío y firma del contrato de manera automatizada, haciendo muy ágil todo el proceso.
Aplicaciones basadas en la nube.
Cada vez se adoptan más aplicaciones basadas en la nube, en las cuales las empresas optan por suscripciones de software con pago recurrente en lugar de adquirir una licencia
El uso de la firma electrónica
La firma electrónica es una herramienta invaluable en la contratación electrónica, ya que reemplaza la firma manuscrita y tiene la misma validez legal.
En este sentido, plataformas de firma electrónica como Contractia, permiten gestionar los contratos electrónicos, desde su elaboración e intercambio con las partes involucradas, hasta su firma y posterior almacenamiento seguro. Además su modelo de negocio no implica una alta inversión para las empresas, ya que se puede contratar como un servicio y utilizarlo de acuerdo a las necesidades puntuales de cada compañía. Otros beneficios son la agilidad en los procesos al permitir la firma remota desde cualquier ubicación.y la seguridad, por lo que resulte imposible alterar un contrato electrónico gracias al sello criptográfico.
A continuación, presentamos algunos casos de uso frecuentes de la firma electrónica en esta modalidad:
- Validación y aceptación de contratos bancarios.
- Contratación de servicios en línea.
- Compras y ventas de bienes.
- Acuerdos comerciales a distancia.
- Aprobación de documentos organizativos.
- Notificaciones comerciales.
- Contratos laborales.
- Documentos de alquiler.
- Notificaciones de cambios en términos y condiciones de uso.
- Comunicaciones corporativas.
La implementación de los contratos electrónicos es totalmente posible, solo debes atreverte a utilizar las herramientas que te brinda la transformación digital para poder establecer acuerdos seguros, rápidos y confiables.
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