Diferencias entre Digitalizar y Despapelizar tu empresa.
“Como en los seres humanos, el destino de todo papel nuevo, así que sale de la fábrica, es comenzar a envejecer” escribe Saramago en su novela Todos los Nombres, haciendo referencia a los infinitos documentos almacenados en ese descomunal archivo de una Conservaduría General del Registro Civil. En esta nota profundizamos en las diferencias entre digitalizar y despapelizar.
Por generaciones nos hemos acostumbrado a lidiar con enormes archivos de documentos en las organizaciones. Facturas, remitos, contratos o historias clínicas se acumulan en enormes estanterías clasificadas y almacenadas de la mejor forma posible según los recursos de cada organización. Pero como nos recuerda el escritor, el papel envejece, y con la vejez llegan los achaques y el olvido.
Un crecimiento descomunal
Ante el descomunal crecimiento de documentos que debe gestionar una organización, en los últimos años muchas empresas han iniciado procesos de digitalización de sus archivos documentales, con el objeto de facilitar la recuperación y gestión de aquellos documentos que se encuentran en sus archivos.
A través de estos procesos de digitalización, las empresas están haciendo uso de las nuevas tecnologías con el objeto de mejorar y agilizar el modo en que gestionan sus documentos. Sin embargo, conjuntamente con estas mejoras tecnológicas, nuestra sociedad ha comenzado a transitar en los últimos tiempos un cambio de paradigma en relación al tradicional concepto de documento.
Un nuevo concepto de documento
En la Argentina, hemos avanzado en definir un moderno concepto de documento, por el cual entendemos como documento al soportado sobre cualquier soporte, incluido el digital, escrito en cualquier grafía a cuya lectura se pueda acceder inclusive con el auxilio de instrumental complementario.
En nuestro país esta transformación se ha ido incorporando paulatinamente en nuestro marco legislativo a través del texto del nuevo Código Civil y Comercial de la Nación, que privilegia la libertad de la formas y soportes para asentar un documento; y más particularmente se ha incorporado a través de la sanción de la Ley 25.506 de firma digital, que establece el marco normativo detallado sobre el valor jurídico de los documentos digitales y de la firma digital.
Esta gran transformación tecnológica, cultural y jurídica, nos abre las puertas a la oportunidad de repensar el modo en que las empresas gestionan sus documentos, lo cual nos habilita a transitar un camino hacia la total eliminación definitiva del papel como soporte de los documentos de una organización.
Podemos entonces distinguir claramente la diferencia que representa, en el ámbito de la empresa, un proceso de digitalización de documentos con respecto a un proceso de despapelización integral de la organización.
“Despapelizar involucra prescindir definitivamente de los documentos en papel.”
En los últimos tiempos estamos observando a un gran número de compañías que encaran procesos internos de digitalización documental, que tienen por objeto el escaneo de documentos para ponerlos a disposición de sus miembros.
Son proyectos que generan una mejora en los procesos de negocios, agilizando el modo en que los usuarios recuperan y acceden a los documentos una vez digitalizados. Sin embargo, debemos reconocer que estos procesos representan solo una primer fase de la reconversión de una empresa hacia una organización verde, sin papeles; puesto que este tipo de proyectos exige a las organizaciones que continúen gestionando y archivando sus documentos en papel.
Como mencionábamos antes, la incorporación del moderno concepto de documento en nuestra legislación nos da la oportunidad de pensar una transformación de fondo en cualquier tipo de compañía, que nos permita aspirar al paradigma de Papel Cero, es decir, una empresa que gestione todos sus documentos en forma digital y que pueda así prescindir de aquellos documentos originales en papel.
Para lograr este objetivo más profundo de despapelizar la empresa, no alcanza entonces solamente con la digitalización de documentos que se generan en papel; sino que es necesario incorporar en el negocio de herramientas que permitan gestionar documentos desde su origen en formato digital, y en especial, que nos permitan asegurar legalmente la validez de las firmas aplicadas en dichos documentos, y la inalterabilidad de los mismos a través del tiempo.
Existen en el mercado un gran número de soluciones orientadas a gestionar firma de documentos electrónicos, como lo identifica un informe de Gartner Research, ubicándose Contractia como la solución líder del mercado Argentino, orientada a ofrecer soluciones flexibles, que pueden integrarse directamente con los sistemas de una empresa, y que tienen especial foco en respaldar la validez legal de los documentos que se firmen a través de la plataforma, ofreciendo una sólida carga probatoria que respalde la autoría de las firmas que se apliquen sobre contratos y documentos electrónicos propios del negocio.
La incorporación de este tipo de soluciones en la empresa y sus procesos de negocio, nos habilita a la eliminación total y definitiva de los documentos en papel en el ámbito de la empresa.