5 Problemas que resuelve la Firma Electrónica en Empresas (y cómo Implementarla hoy)

En el mundo empresarial actual, la gestión de documentos es una tarea fundamental para mantener la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo. Sin embargo, los métodos tradicionales basados en papel y firmas manuscritas a menudo presentan desafíos significativos que impactan en los costos, la productividad y la seguridad de las empresas. Afortunadamente, la transformación digital y, en particular, la firma electrónica, ofrecen soluciones efectivas para superar estos obstáculos.

En este artículo, exploraremos cinco problemas comunes en la gestión de documentos que la firma electrónica resuelve, y te mostraremos cómo puedes implementarla en tu empresa hoy mismo con Contractia.

• Desperdicio de tiempo y demoras innecesarias:

La gestión manual de acuerdos consume mucho tiempo, desde la redacción e impresión hasta la obtención de las firmas necesarias. La dependencia de correos electrónicos y la coordinación entre múltiples partes interesadas a menudo ralentiza cada fase, generando pérdida de tiempo y oportunidades. En el sector inmobiliario, por ejemplo, coordinar la firma física de un boleto de compraventa puede llevar mucho tiempo y esfuerzo, incluso enfriando la operación.

La firma electrónica agiliza significativamente el proceso de firma de documentos. Los contratos pueden enviarse y firmarse en cuestión de minutos, desde cualquier lugar y dispositivo, eliminando la necesidad de reuniones presenciales y envíos físicos. Plataformas como Contractia permiten que los clientes firmen autorizaciones, reservas o contratos desde su teléfono móvil, a cualquier hora y sin importar dónde se encuentren. Esto acelera los cierres de negocios y permite que los equipos se enfoquen en actividades más importantes.

• Altos costos operativos:

La gestión de documentos en papel genera numerosos costos ocultos, desde la compra de insumos como papel y tóner hasta los gastos de impresión, envío, archivo y almacenamiento físico. También se deben considerar los costos de mantenimiento de equipos de impresión y el espacio físico dedicado al archivo.

La implementación de la firma electrónica elimina los costos asociados con los procesos en papel. Se reduce drásticamente el gasto en impresión, envío por mensajería y almacenamiento físico de documentos. Al adoptar Contractia, la empresas pueden dejar de invertir continuamente en gastos innecesarios relacionados con el papel. Este ahorro se multiplica con la cantidad de acuerdos gestionados mensualmente, generando un Retorno de Inversión (ROI) significativo.

• Falta de seguridad y riesgos de pérdida o alteración de documentos:

Los documentos físicos son vulnerables a pérdidas, daños, extravíos o destrucción. Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información se convierte en un desafío. Además, la autenticidad de las firmas manuscritas puede ser cuestionada.

La firma electrónica ofrece mayor seguridad y privacidad para los documentos. A diferencia de los documentos en papel, los documentos firmados electrónicamente no pueden ser manipulados o falsificados gracias a sellos criptográficos. Plataformas como Contractia utilizan tecnología de registración en blockchain, otorgando fecha cierta a los contratos y haciéndolos oponibles a terceros. También permiten verificar la identidad de cada firmante a través de biometría.

• Procesos ineficientes y falta de control:

La gestión manual dificulta el seguimiento del estado de los documentos y la supervisión del proceso de firma. Es difícil saber en qué etapa se encuentra un contrato y garantizar que todas las partes necesarias hayan firmado la versión correcta. La falta de visibilidad puede llevar a la pérdida de plazos importantes.

Las plataformas de firma electrónica proporcionan seguimiento en tiempo real del avance de los procesos de firma, brindando visibilidad global. Se pueden configurar recordatorios automáticos para asegurar que todas las partes cumplan con sus obligaciones. Contractia centraliza la gestión de todos los acuerdos en una plataforma intuitiva y fácil de usar. Además, genera un registro de auditoría detallado de cada firma, incluyendo la hora y la ubicación.

• Impacto ambiental negativo:

El uso masivo de papel en las empresas contribuye a la deforestación y genera un impacto negativo en el medio ambiente. Una empresa comprometida con el medio ambiente también es relevante para los clientes y socios comerciales.

La firma electrónica reduce drásticamente el uso de papel, contribuyendo a prácticas más ecológicas y favoreciendo la imagen de la marca como una empresa eco-friendly. Al eliminar la necesidad de imprimir documentos, las empresas disminuyen su demanda de papel y contribuyen a la preservación de los árboles y el medio ambiente.

¿Cómo implementar la firma electrónica en tu empresa hoy?

Implementar la firma electrónica en tu empresa es más fácil de lo que piensas. Con Contractia, la solución líder en el mercado argentino y latinoamericano,  puedes comenzar a disfrutar de sus beneficios de inmediato:

• Elige el plan que mejor se adapte a tus necesidades: Contractia ofrece diferentes planes comerciales para empresas de todos los tamaños.
• Realiza una prueba gratuita: Prueba el servicio de firma electrónica de Contractia para comprobar los beneficios que puede aportar a tu compañía. (Clic aquí)
• Integra Contractia con tus sistemas: Contractia ofrece una API de integración para conectar fácilmente la plataforma con tus herramientas de gestión existentes.
• Capacita a tu equipo: Contractia ofrece recursos y soporte para asegurar una transición fluida y una adopción exitosa de la firma electrónica.

Conclusión:

La firma electrónica ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una necesidad para las empresas que buscan optimizar sus procesos, reducir costos, mejorar la seguridad y aumentar la productividad. Al resolver problemas comunes en la gestión de documentos, la firma electrónica impulsa la eficiencia y la competitividad en el entorno digital actual. No esperes más para dar el salto hacia una gestión documental más inteligente y eficiente. Implementa la firma electrónica hoy mismo y potencia tu negocio.

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